職場で開催される壮行会の幹事に指名されて
壮行会ってどういう会？
なんて思っていませんか。
そこで
壮行会の意味とは？
壮行会と送別会の違いは？
壮行会で幹事が準備することは？
このような壮行会のことについてご紹介します。
壮行会の意味とは？
壮行会とはどんな会でどんな意味があるのでしょうか？
はじめに壮行会の読み方についてです。
これは「そうこうかい」と読みます。
壮行とは
「人の旅立ちを励まして盛大に送り出す」
このような意味になります。
会社で開催する壮行会は海外赴任や長期出張、また遠方への異動などで職場を離れる人を送り出す会のことです。
なので
会社で行う壮行会の意味を簡単に言えば
「新しい環境で頑張って来いよー！」
と職場のみんなで盛り上げて送り出す感じです。
因みに壮行会は学生時代にスポーツをしている人なら経験があるかもしれませんね。
部活で全国大会出場が決まって学校で壮行会を開くというのも意味は同じです。
全国大会でいい成績を残せるように全力で悔いのないように頑張って来いよーと学校全体で送り出すわけです。
壮行会と送別会との違いは？
この壮行会と似ているのが退職や転職のときに開かれる
送別会です。
送り出すという点では壮行会と同じように思いますよね。
でも意味は違います。
それは
送別会とは
別れるという意味が主となり今いる場所を離れ戻ってこない人に対して開かれる会です。
これまでのありがとうの意味もありますよね。
そのため職場を退職するときは送別会が相応しく、海外赴任の場合はまた帰ってくることも考えられるので激励という意味で壮行会が相応しいのです。
激励会は「頑張れ」と激励するのが主旨の会ですが、必ずしも旅立ちや別れのような場面でなくても開かれる会です。
新しく仲間になった人を迎えて激励会ということもあり、この場合は歓迎会の意味合いに近いでしょう。
壮行会で幹事が準備することは？
壮行会の幹事に指名されたときの準備についてご紹介します。
・日時を決める
主役となる人のスケジュールを確認し社内で出席して欲しい人の予定を確認して日時を決定します。
候補日はいくつか事前に考えておくというのもスムーズに進みます。
・会場を決める
出席を優先する主役や上司などのスケジュール調整を急ぎ、会場は早めに抑えておきましょう。
特に年末年始などの宴会シーズンと重なる場合は要注意です。
・会費を決める
会場が決まればメニューを決めて予算も決まります。
壮行会は会社の経費を使える場合もあるため、先に確認しておくことが大事です。
・乾杯や締めの挨拶などの依頼
壮行会の当日の開会・乾杯・締めの各挨拶を適任の人にお願いします。
直前になると慌ただしく時間がないので余裕をもって出来る限り早く依頼します。
・プレゼントや花束などの手配
プレゼントや花束が必要な場合は予め準備しておきます。
会費と同様に会社の経費を使えるかを確認しておくといいでしょう。
・案内メールの作成
壮行会開催の案内メールの作成と配信をします。
出欠確認や集計も幹事が行いますので返信を考慮し余裕のあるスケジュールを計画しましょう。
・当日の司会
壮行会当日の司会は幹事でもいいですが規模が大きい場合は幹事とは別に司会を担当する人を用意しておきましょう。
当日にアクシデントなどがあったときは幹事が空いていてすぐに動ける方が安心です。
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あとがき
壮行会の意味や送別会の違い、また幹事が準備することについてご紹介しました。
送別会や歓迎会に比べてあまり馴染みがないかもしれませんが、前途を祝して盛大に送り出す会と覚えておきましょう。
それに対して送別会はお別れの会です。お疲れさま、今までありがとうという会になります。
壮行会をすることが決まったら幹事は忙しくなります。
主役が旅立つ日から逆算して準備をしないと間に合わなくなるかもしれません。
何を優先するのか落ち着いて段取りを考えて行動しましょう。