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壮行会

壮行会の案内メール!社内や本人宛の書き方のポイントと例文

2019/01/15

壮行会 案内メール

上司の海外転勤が決まり開催される壮行会。

幹事に指名されて焦っていませんか。

壮行会の案内メールはどのように書けばいいのでしょう?

そこで壮行会の案内メールについて社内宛と本人宛に分けて書き方のポイントと例文をご紹介します。

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壮行会の案内メール社内宛の書き方

壮行会の案内を社内にメールで送る場合はどんな内容を書けばいいのでしょうか。

書き方のポイントと例文をご紹介します。

社内宛の書き方のポイント

社内に向けた案内メールの書き方のポイントについてです。

まずメールを送信する場合に大事なのが件名の書き方です。

件名は仕事の連絡と区別し迷惑メールと勘違いされないように配慮しましょう。

  • 【要返信】〇〇部長の壮行会開催のご案内
  • 【業務外】〇〇部長の壮行会開催のお知らせ
  • 【〇月〇日】〇〇部長の壮行会開催のご連絡

次にメール本文に盛り込みたい内容については以下の5つになります。

書き出し
壮行会を開催する主旨
日時・場所・会費
詳細は箇条書きでわかりやすく
出欠確認
出欠の連絡方法と期限について
参加を促す言葉
一人でも多くの参加を促します。
担当・連絡先
幹事の名前と連絡先

いきなり壮行会といっても何の会なのか分かりにくいため開催する会の主旨を簡単に記します。

また会場や会費などの詳細は箇条書きで簡潔に記載した方がわかりやすいでしょう。

お店のホームページがあればリンクを貼っておくと場所や連絡先も確認できて親切です。

社内宛の案内メールの例文

各位

(※書き出し ココから)

お疲れ様です。営業3課の山田です。

この度、〇〇部の〇〇部長が〇月〇日よりニューヨーク支店に異動されることになりました。

つきましては今までの感謝の気持ちと新天地でのご活躍を祈りまして壮行会を開催致したいと思います。

皆様、万障お繰り合わせの上、ぜひご出席ください。

(※書き出し ココまで)

・日時:〇月〇日(◯曜日)◯時~

・場所:レストラン〇〇

・住所:東京都〇〇区〇〇1-2-3

・電話:00-0000-0000

・HP:http://・・・・・・・

・会費 0,000円

※会場の場所は最寄駅〇〇駅の西口を出てすぐ、1Fがドラッグストアーのビルの4Fです。
詳しくはホームページをご覧ください。

会費は当日集金しますのでご準備頂けますようお願い致します。

もし参加できない方がおられましたら〇月〇日(〇)までに山田までご連絡下さい。

◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇

幹事:営業部 山田・酒井

内線:0000
E-mail:・・・・・・・

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壮行会の案内メール!本人宛の書き方

次に壮行会の案内メールで本人宛の書き方のポイントや例文についてご紹介します。

本人宛の書き方のポイント

本人宛の書き方のポイントについては以下の3点になります。

本人の会費は不要
壮行会の主賓は会費は必要ありませんので案内メールにも会費の項目は書かないようにしましょう。
名前を間違えない
名前を間違えるのはさすがに失礼です。フルネームの場合でも誤字などないように細心の注意を払いましょう。
挨拶文は簡単に
壮行会の開催については既に本人と相談して決定していることなのでメールでの長い挨拶は不要です。

本人への連絡は日時と場所のこと、また会費は不要なことが主になります。

主賓がいなければはじまりませんので間違いのないようにしっかりと伝えましょう。

本人宛の案内メールの例文

本人には口頭で壮行会の日程が決まった旨を伝え、詳しくは後程メールでご連絡しますという場合の例文です。

件名:壮行会のご案内

〇〇部長

お疲れさまです。営業3課の山田です。

先程ご報告したとおり壮行会の日程が決まりましたのでお知らせ致します。

・日時:〇月〇日(◯曜日)◯時~

・場所:レストラン〇〇

・住所:東京都〇〇区〇〇1-2-3

・電話:00-0000-0000

・HP:http://・・・・・・・

・会費 0,000円

※会場の場所は最寄駅〇〇駅の西口を出てすぐ、1Fがドラッグストアーのビルの4Fです。
詳しくはホームページをご覧ください。

お忙しいところ恐縮ですが、ぜひご出席いただけますよう宜しくお願い致します。

※ご不明な点がございましたら幹事の山田までご連絡ください。

◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇

幹事:営業部 山田・酒井

内線:0000
E-mail:・・・・・・・

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あとがき

壮行会の案内メールについて社内に送る場合と本人に送る場合の書き方のポイントや例文をご紹介しました。

実際に海外転勤ともなると仕事の引継ぎや引越しもあるため忙しく、スケジュールが空く日があまりないかもしれません。

主賓となる方のスケジュールや出席して欲しい上司のスケジュール確認など優先すべきことから早めに動いた方がいいでしょう。

また幹事は一人で抱え込まないで同僚や先輩など協力をお願いして動いた方がいいでしょう。

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