退職するときの挨拶メールはどのような内容を送ればいいのでしょうか？
お世話になった社内の人だけでなく、取引先など社外の人にも送ります。
失礼のないようにしたいですよね。
そこで退職挨拶メールのポイントと例文についてご紹介します。
最後のご挨拶ですから印象の良い形で終わりましょう。
退職挨拶メールのポイント
退職挨拶メールのポイントについて社内と社外に分けてご紹介します。
社内にメールするときのポイント
退職の挨拶で社内にメールする場合に気をつけるポイントは3つあります。
1．基本シンプルな文面にする
まず伝えるべきメールの主旨は退職するという連絡になります。
続けてこれまでお世話になった感謝やお礼を伝えるといいでしょう。
誰にも伝わりやすいように基本はシンプルな文面にします。
2．退職日にメールする
社内なら周りの人も退職することを知っていると思います。
そのため最後の挨拶メールは退職日に送るのが一般的です。
ただ気をつけないといけないのがメールを送信する時間になります。
業務の邪魔になる日中は避けて送るなら終業の1時間前ぐらいにしましょう。
3．退職後の連絡先を書く
退職後すぐは引き継ぎの状況によって確認したいことがでてくることもあります。
そのため退職後でもしばらくは連絡がとれるようになっていることがベストです。
一斉メールでも失礼ではありません。
ただ送信相手が複数になりますのでお互いのメールアドレスがわからないように配慮する必要があります。
送信相手のアドレスはBCCにして自分のアドレスをtoとして送信するといいでしょう。
社外にメールするときのポイント
社外取引先などにメールする場合のポイントは2つあります。
1．退職日を明確に伝えること
退職日が曖昧でまだ先の話と思っていた場合、突然担当者がいなくなり仕事に支障をきたすことが考えられます。
また早くわかっていれば計画そのものを早い段階で変更したのにと後悔するかもしれません。
最初に退職日を明確に伝え、仕事は優先順位を確認することから行った方がいいでしょう。
2．後任者を明確に伝えること
担当者が引き継ぎをしていたとしても取引先が後任者について知らなければ混乱します。
スムーズに引き継ぎするためには本来は顔合わせをして確認することはしておくべきです。
その上でメールに後任者として退職後の担当者名を記載すれば安心です。
退職挨拶メールの例文
社内にメールするときの例文
では社内にメールするときの例文をご紹介します。
【件名】
退職のご挨拶 ○○部 名前
【本文】
皆さま、お疲れ様です。
私ごとでございますが、この度○月○日をもちまして退職することになりました。
本来ならば直接ご挨拶すべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。
これまで大変お世話になりまして本当にありがとうございました。
在職中は私が未熟なためにご迷惑をおかけしたことも多々あったかと思います。
そのたびにご指導いただきましてありがとうございました。
この会社で学んだことや経験をこれからも活かしていきたいと思います。
今後の連絡先は下記になります。
何かございましたらこちらへご連絡をいただけると幸いです。
メール：xxx_xxx@xx.xx
携帯：xxx-xxxx-xxxx
最後になりますが皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
社外にメールするときの例文
では社外にメールするときの例文をご紹介します。
【件名】
退職のご挨拶 株式会社□□ 名前
【本文】
株式会社○○ 営業部
○○○○様
いつもお世話になっております。
株式会社□□の○○です。
私事で大変恐縮ですが、○月○日をもって株式会社□□を退職することになりました。
○○様には何かとお力添えをいただき本当に感謝しております。
本来なら直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、メールでのご連絡となり申し訳ございません。
後任は、先日伺いました○○が務めさせていただきます。
後日改めてご挨拶に伺いますので、よろしくお願いいたします。
末筆ではございますが、貴社のご発展と○○様のますますのご活躍をお祈りしております。
社外の場合、退職後の連絡先は先方に知らせる必要はありません。
ただ引き継いだ後任者には伝えておいた方がいいでしょう。
あとがき
退職の挨拶は直接一人一人に会ってする方が丁寧ですが、何十人何百人といれば難しいですよね。
そのためメールで連絡するわけですが特に大事な人やお世話になった人にはメールを送るより先に直接挨拶しておく方がいいでしょう。
時期によっては繁忙期ということも考えられますので、相手のスケジュールなども事前によく確認しておいた方がいいですね。
最後の挨拶ですからしっかりとして後悔しないようにしたいですね。