社内の上司や社外取引先の担当者から退職の挨拶メールが届いたら
どのように返信をすればいいのでしょうか？
これまでお世話になった相手ですから、しっかりとご挨拶しておきたいですよね。
そこで退職挨拶メールに返信するときのポイントや例文についてご紹介します。
退職挨拶メールに返信するときのポイント
退職挨拶メールに返信するときのポイントについてご紹介します。
返信は必要？不要？
ビジネスで受け取ったメールに対しては返信するのが基本です。
しかし退職の挨拶の場合は例外ともいえます。
とくに大きな会社の場合、よく知らない相手からメールが届く場合もあります。
そういうときは必ず返信しなければならないということもありません。
ではどんな場合に返信するのでしょう？
・個人宛に届いたメール
・同じ部署で付き合いのある人からのメール
・取引先の担当者からのメール
このような自分と何かしら関係のある場合には返信した方がいいでしょう。
逆に返信が不要と思われるケースとは？
・CcやBccなどで届いたメール
宛先はToに入るため一般的には自分宛ではないメールになります。
ただ会社によってはCcやBccの使い方が曖昧な場合もありますのでその場合は自分で判断しましょう。
返信を送るタイミング
基本はメールが届いたその日の内に返信します。
相手が社内の人であれば退職後の連絡先もメールに書かれているかもしれません。
しかし相手が社外の人の場合には退職後に会社のPCを使えなくなり連絡がとれなくなることも考えられます。
そういう意味では返信は早い方がいいでしょう。
返信の件名は？
退職の挨拶の場合、受信するメールの件名は「退職のご挨拶」などとなります。
返信する場合は「Re:」をつけて元の件名を変更しないようにしましょう。
これを「お疲れ様です」などと変更して返信すると、受け取った側も開封するまでどんな内容のメールかわからないからです。
ただでさえ大勢の人に退職の挨拶をメールした後に多くの返信が届いているタイミングです。
また退職前に片付けておくことが山積みで本当に忙しい中に届く意味不明な件名のメールは迷惑でしょう。
返信に盛り込みたい内容とは？
返信する場合に盛り込みたい内容はいくつかあります。
・退職を知らせてくれたことに対するお礼
・退職することを残念に思う（惜しむ）気持ち
・お世話になったことに対する感謝の言葉
・今後の活躍を願う言葉
・健康を祈る言葉（結びの言葉）
社内の場合は概ねこのような内容を順番に書いていきます。
全て書く必要はありませんが必要なことを丁寧に自分の言葉で書くといいでしょう。
取引先の場合も基本的には同様ですが追加するなら後任の方と力を合わせて進めると書くのが相応しいと思います。
返信にNGな内容とは？
返信する場合に書くべきでないNGな内容もいくつかあります。
・退職する理由
・転職先や今後の仕事内容など
・仕事以外のプライベートな内容について
退職する挨拶メールを見て退職後のことが気になるのはわかりますが相手にも事情があります。
あくまでも仕事上での挨拶ですから、あれこれ詮索するようなことがないように注意しましょう。
退職挨拶メールに返信するときの例文
社内の上司への返信メール
では社内の上司への返信メールについて例文をご紹介します。
転職など一般的な退職の挨拶メールをいただいた場合の返信メールになります。
○○課長
お疲れ様です。○○部の○○です。
お忙しいところ退職のご連絡を頂きましてありがとうございます。
○○さんには新入社員の頃から研修でお世話になり本当に感謝しております。
今日まで勤めてくることが出来ましたのも○○課長のお陰です。
またご一緒できる機会があればと楽しみにしておりましたので
退職と伺い大変寂しく思っています。
新しい環境でのさらなるご活躍をお祈りしております。
これまで本当にありがとうございました。
お身体に気をつけてください。
○○部 ○○
社外の取引先への返信メール
では社外の取引先への返信メールについて例文をご紹介します。
○○株式会社
企画部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社○○営業部の○○です。
この度はお忙しいところ退職のご挨拶を頂きまして誠にありがとうございます。
退職されるということで正直驚いております。
○○様には長期にわたり弊社のためにご尽力いただき大変感謝しています。
今後は後任の○○様と連携してさらに良い関係を構築していければと思います。
新天地での○○様のさらなるご活躍をお祈り申し上げます。
これまで本当にありがとうございました。
あとがき
退職のご挨拶を頂いたらできるだけ早めに返信するようにしましょう。
またその際に伝えることは退職ときいて寂しい気持ちやこれまでの感謝の気持ちになります。
さらに退職される方の今後の活躍を祈る言葉などでまとめるといいと思います。
事務的になりすぎないように素直な言葉で自分らしく書く方が温かみのある返信になり好印象です。
相手のことを深く詮索したりせず安心して退職できるようなメールを送りましょう。