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新年会

新年会の案内メールの例文!社内や社外への書き方のポイントは?

新年会

年が明けると新年会がありますよね。

その新年会の案内メールは、どのように書きますか?

社内だけでなく社外の取引先などもご招待するような場合はとくに悩みますよね。

そこで新年会の案内メールの書き方のポイントや例文をご紹介します。

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新年会の案内メールの書き方

新年会の案内メールの書き方について盛り込むべき内容とポイントについてみていきましょう。

新年会の案内メールはいつ送る?

新年会の案内はいつ頃送るのがいいのでしょうか?

例えば1月10日前後など年明けすぐに開催する場合は忘年会と同時進行で準備しないと間に合いません。

そのため案内は12月に出して出席人数を確認しておく必要があります。

ただ忘年会もまだ行っていないのに新年会の案内というのも気が引けることもありますよね。

その場合は新年会の開催日を1月下旬頃にして案内を年明けすぐにする方がいいでしょう。

会場の予約には注意

気をつけておきたいのは新年会を開催する会場の予約です。

大人数での開催や人気の会場であれば年内に抑えておく方が良い場合もあります。

新年会の案内メールに盛り込む内容は?

次に新年会の案内メールに盛り込むべき内容についてです。

項目としては以下の5つになります。

日時
開催日と開始時間は最も大事です。
場所
店名・住所・電話番号・ホームページURLを記載します。最寄りの駅名や地図などもあると親切です。
会費
男性と女性で異なる場合はそれぞれの金額を記載しておきましょう。
出欠確認
会社の新年会ですので原則として全員参加ですが、一応出欠確認をとり最終人数を確定します。
幹事名と連絡先
この案内状に関しての担当者名(幹事名)や連絡先も記載します。

新年会の案内メールの書き方のポイントは?

新年会の案内メールの書き方のポイントをみてみましょう。

メールの件名の書き方

件名はメールを開封しなくても一目で新年会の案内とわかるようにします。

また、迷惑メールと間違われないように開催日会社名など具体的な名前が入るとわかりやすいでしょう。

出欠の返信を希望する場合は【要返信】【返信期限〇/〇まで】を件名に含めるようにすると見落としにくくなります。


・〇〇株式会社 新年会のご案内

・営業部 新年会のお知らせ

・【要返信】 1月25日 新年会について

・【返信期限1/18まで】新年会開催のご案内

※社外に送る場合の返信については文中でお願いした方がいいでしょう。

宛名の書き方

宛名の書き方は一般的な社内へのメールと同じです。

例 社内

・各位

・営業部各位

・経理部の皆さまへ

※社外に送る場合は先方の会社名から書くといいでしょう。

例 社外

●会社宛の場合

〇〇〇〇株式会社 御中

各位

---------------------------------

●個人宛の場合

〇〇〇〇株式会社

管理部 部長 〇〇〇〇様

日時・場所・アクセス・会費

新年会の詳細部分は箇条書きにした方がわかりやすいと思います。

お店のホームページがあればURLを貼っておくと店内の雰囲気やメニューなどを確認してもらうことができます。

他に最寄駅や地図、行き方の案内なども記載すると親切でしょう。

・日時:〇月〇日(金) 19時~

・会場:〇〇〇〇

住所:〇〇区〇〇1-2-3 7F(1Fがコンビニのビルです)
TEL:00-0000-0000
地図:
HP:https://xxxxx.xxx

・会費:男性4,000円/女性3,000円

※社外の人をご招待する場合は会費や集金についての説明は必要ありません。

出欠確認の書き方

出欠確認は最終人数を確定するために必要ですので、このメールに返信してもらうようにお願いします。

人によっては仕事や家庭の事情もあり即日返信できないこともありますので、返信期限は1週間ぐらい余裕をみて設定した方がいいでしょう。

例 社内

出欠の連絡は件名を変えずにこのメールの返信にて〇/〇(曜日)までにお知らせください。

例 社外

出欠は〇月〇日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
お手数をおかけしますがよろしくお願い致します。

※社外に送る場合は、部署名、名前、出席や欠席を記入できる欄をあらかじめ用意しておくといいでしょう。

署名の書き方

署名も普段使用しているものでも構いませんが、新年会の幹事であることを明確にしておきます。

問い合わせ先となる内線番号やメールアドレスなどもしっかりと書いておきましょう。


◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆

幹事:
営業部 山田一郎
・内線xxxx
・E-mail:xxxx@xxxx.co.jp

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新年会の案内メールの例文は?

では新年会の案内メールの社内用と社外用の例文をご紹介します。

新年会の案内メール 社内用

【要返信1/18(金)まで】新年会のご案内

各位

明けましておめでとうございます。
営業部の山田です。

新たな年の抱負を語り合い更なる飛躍の糧としていただくため、下記の要領で新年会を開催することとなりました。

実りある一年のスタートとして英気を養いましょう。
ぜひ、奮ってご参加ください。

・日時:1月25日(金) 18時~

・会場:居酒屋〇〇〇〇

住所: 〇〇区〇〇1-2-3
TEL: 00-0000-0000
地図:
HP:https://xxxxx.xxx

・会費:男性4,000円/女性3,000円

※出欠の連絡は件名を変えずにこのメールの返信にて1/18(金)までにお知らせください。

◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆
幹事:
営業部 山田一郎
・内線xxxx
・E-mail:xxxx@xxxx.co.jp

新年会の案内メール 社外用

株式会社〇〇〇〇 新年会のご案内

各位

謹んで新年のお慶びを申し上げます。
旧年中はひとかたならぬご厚誼にあずかり心より感謝いたしております。
本年も変わらぬご愛顧の程よろしくお願い申し上げます。

つきましては、新年のご挨拶としまして
お食事の席をご用意させていただきました。

新年を迎え、ご多忙とは存じますが
是非ともご出席賜りますようお願い申し上げます。

・日時:1月25日(金) 18時~

・会場:〇〇ホテル 鶴の間

住所: 〇〇区〇〇1-2-3
TEL: 00-0000-0000
地図:
HP:https://xxxxx.xxx

※出欠は1月18日(金)までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
お手数をおかけしますがよろしくお願い致します。

---------------------------------

部署:
名前:

・出席・・・( )
・欠席・・・( )
※カッコ内に〇印を記入して返信ください。

◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆
株式会社〇〇〇〇
営業部 山田一郎
東京都〇〇区・・・
TEL:03-0000-0000
FAX:03-0000-0000
E-mail:xxxx@xxxx.co.jp

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あとがき

新年会の案内メールの例文をご紹介しました。

会社の規模によっても案内文の内容は様々だと思います。

また社内の場合はそれほど難しく考えなくても大丈夫かもしれません。

しかし取引先についてはそれぞれ関係性がありますので慎重に作成した方がいいでしょう。

良い新年会が開催できるといいですね。

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