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年末

取引先へ年末の挨拶メールはいつ送る?件名は?例文は?

2017/09/20

年末挨拶

暮も押し迫ると年末年始休みに入る前に取引先にご挨拶のメールをします。

伝えたい事は色々とありますが、いざ書くとなると迷いますよね。

いつ頃送ればいいのか?

どんな件名にしたらいいのか?

内容はどうしたらいいのか?

そこで社外の取引先への年末の挨拶メールについて送る時期や件名、例文を調べてみました。

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取引先へ年末の挨拶メールはいつ送る?

取引先への年末の挨拶は直接伺うのが基本ですが、件数が多かったり遠方のためメールで済ませるケースもあります。

その挨拶メールはいつ頃送ればいいのか?

年末近くになったら送ればいい!

そんな風に思っていませんか?

実は年末のご挨拶を送る時期やタイミングは意外と重要です。

その理由は

仕事に支障がでるためです。

休みに入ってしまうと・・・
  • 問い合わせができない
  • 納品ができない
  • 仕入れができない
  • 書類が送れない

など年内に処理すべき業務に差支えがでることも考えられます。

しかも休みが一週間ぐらいあれば年始の休み明けまで仕事がストップしてしまいます。

ですので

お互いの年末年始休みは早めに伝えておく必要があります。

では

いつ頃送るのがいいのでしょうか?

それは

12月20日~12月25日頃です。

年内の最終日から数えて一週間前を過ぎたら送るといいでしょう。

メールを送信してから最終日まで一週間ほどあれば急ぎの案件があっても慌てず相談して進めることができます。

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取引先へ年末の挨拶メールの件名は?

取引先への年末挨拶メールを送る場合に注意したいのが件名です。

「年末のご挨拶」

と書いただけでは、この時期は同様のメールが各方面から届きますのでメールを開封しないとどの会社から届いたメールか判別できません。

もしかしたら迷惑メールの類ということもありえます。

そのため件名についても受け取る相手に対する配慮が必要です。

【○○物産(株)より】年末のご挨拶

年末年始の営業のご案内【○○物産(株)】

このように会社名を件名に含めることで受信したメールを開かなくても一目瞭然です。

件名にはメールの概要と社名がわかるようにするといいでしょう。

取引先へ年末の挨拶メールの例文は?

取引先へ年末に送る挨拶メールについて構成や件名、例文をみてみましょう。

年末の挨拶メールの構成は

取引先への年末の挨拶メールについて最初に構成をご紹介します。

盛り込みたい内容は以下になります。

今年の感謝やお礼

年末年始の営業日

年末年始の休業期間

来年のお付き合いのお願い

年末の挨拶メールの宛名は

メールの宛名についは普段送信している通りで問題ありません。

念のため以下に整理しておきます。

会社名宛て

例:株式会社○○○○ 御中

部署名 + 氏名(担当者名)

例:営業部 鈴木太郎様

部署名 + 肩書(役職) +氏名(担当者名)

例:営業部 部長 鈴木太郎様

会社名 + 部署名 + 肩書(役職) + 氏名(担当者名)

例:株式会社○○○○ 営業部 部長 鈴木太郎様 

基本的にメールは個人宛に送るものですから宛名に会社名と個人名の両方が並ぶ場合に「御中」は使いません。

年末の挨拶メールの例文は

では社外の取引先へのメール例文です。

※休業期間を仮に12月30日から1月3日までとしています。

株式会社○○○○
営業部 ○○様

いつもお世話になっております。
○○物産株式会社の○○です。

今年も残すところ、あとわずかとなりました。
本年も格別のご高配を賜り改めてお礼申し上げます。

弊社の年末年始の休業期間は下記となっておりますのでご案内申し上げます。

年末年始の休業期間:
12月30日(金)~1月3日(火)

本年中の御愛顧に心よりお礼申し上げますと共に
来年も引き続きお力添えいただきますようお願いいたします。
どうぞ良いお年をお迎えください。

<署名>

年末年始のため営業時間が不規則になるような場合は日別に記した方が親切です。

(変更点)

「弊社の年末年始の休業期間は下記となっておりますのでご案内申し上げます。」

年末年始の休業期間:
12月30日(金)~1月3日(火)

「弊社の年末年始の営業日については下記となっておりますのでご案内申し上げます。」

年末年始の営業日:
12月28日:平常通り営業
12月29日:12時にて業務終了
12月30日:休業
12月31日:休業
1月1日:休業
1月2日:休業
1月3日:休業
1月4日:平常通り営業

仕事のメールは別にする

大切な仕事の連絡をする場合は年末のご挨拶のメールの文面と一緒に送信すると相手が見落としたり開封するのが遅くなったりする可能性もあります。
仕事内容の連絡と年末のご挨拶のメールは必ず別に送るようにしましょう。

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あとがき

年末のご挨拶は今年一年を締めくくる挨拶ですから日頃の感謝を伝え、年末年始の営業日や休業期間を正確に伝えましょう。

また何らかの理由でメールが届いていない、または削除してしまったようなことがおこるかもしれません。

重要なメールなので送信後は電話で確認しておいた方がお互い安心です。

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