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忘年会の案内文の書き方は?書き出し文と一般的な例文をご紹介!

忘年会

今年ももうすぐ忘年会の季節ですね。

会社の忘年会は毎年大盛況ですから今年も多くの人に参加してもらい盛大に盛り上げたいところです。

まずは社内メールの案内状の準備からですが、どんな案内文にしたらいいのでしょうか?

必要なことが書かれているのは当然ですが、目上の人にも失礼がないように注意しないといけません。

そこで忘年会の案内文の書き方について調べてみました。

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忘年会の案内文の書き方は?

では忘年会の案内文の書き方について盛り込むべき内容と書き方のポイントについてみてみましょう。

忘年会の案内文に盛り込むべき内容とは?

忘年会の案内文に盛り込むべき必須事項は以下の5つになります。

日時-いつどこで開催するのか?
開催日時には曜日もはっきりと書きます。
場所-どこで開催するのか?
店名・住所・電話番号・ホームページURLを記載します。お店までの行き方は最寄り駅からの案内と地図を記載しましょう。
会費-参加費はいくら必要なのか?
会費は男性と女性で異なる場合はそれぞれの金額を記載しておきましょう。
出欠確認-参加するかしないか?
会社の忘年会ですので原則として全員参加になると思いますが、やむを得ない事情で参加できない人がいるかもしれません。そのため期限を決めて全員から出欠確認をとります。
幹事-忘年会の案内についての問い合わせ先
幹事の名前を忘れずに記載します。今回の案内状に関しての問い合わせや確認の連絡先も合わせて書いておきましょう。

忘年会の案内文の書き方のポイントは?

メールで送信する場合の忘年会の案内文の書き方についてポイントを整理しながらみてみましょう。

メールの件名の書き方

件名はメールを開封しなくても一目で忘年会の案内とわかるような件名をつけるのがいいでしょう。

仕事中は忙しいので社内の行事のことよりも取引先やお客様を優先してもらうように配慮します。

また、迷惑メールと間違われないように会社名や部署名など具体的な名前が入るとよりいいでしょう。


・〇〇株式会社 大忘年会のご案内

・営業部 忘年会のお知らせ

・【要返信】 12月7日 忘年会について

・【12/2〆切り】忘年会開催のご案内

※返信が必要な場合はその旨を件名にも簡潔に書いておきます。

宛名の書き方

宛名の書き方は一般的な社内へのメールと同じです。


・各位

・営業部各位

・経理部の皆さまへ

日時・場所・アクセス・会費

一番の目的はこの忘年会の詳細部分です。

わかりやすく箇条書きで簡潔に伝えます。

お店のホームページがあればURLを貼っておきましょう。

他に地図や行き方の案内などもあるといいでしょう。


・日時:〇月〇日(金) 19時~

・会場:〇〇〇〇

住所 〇〇区〇〇1-2-3
TEL 00-0000-0000
HP https://xxxxx.xxx

・会費:男性4,000円/女性3,000円

出欠確認の書き方

出欠確認の締切期限はメール送信から数えて1週間ぐらいを目安にするといいでしょう。


出欠の連絡は件名を変えずにこのメールの返信にて〇/〇(金)までにお知らせください。

署名の書き方

署名も普段使用しているものでも構いませんが、忘年会の幹事であることを明確にしておきます。

内線番号やメールアドレスなどもしっかりと書いておきましょう。


◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆

幹事:
営業部 高橋一郎
・内線xxxx
・E-mail:xxxx@xxxx.co.jp

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忘年会の案内文の書き出しは?

案内文で大事なのが書き出しの文章です。

参加されるメンバーによっても少し異なりますが、簡単なご挨拶で忘年会のお知らせにつながるように書きましょう。

書き出しの例文は以下のようになります。


お疲れ様です。営業部一課の○○です。
今年も残すところあと僅かとなりました。
早速ですが恒例の忘年会の開催日時と詳細が決まりましたのでご案内致します。
年末のお忙しい時期ではございますが是非ご参加頂けますようお願いします。

お疲れ様です。営業部一課の○○です。
今年も残すところあと僅かとなりましたが、毎年恒例の忘年会の開催が決まりましたのでお知らせします。
年末のお忙しい時期ですが是非ご参加頂けますようお願いします。

毎日お仕事お疲れ様です。営業部一課の○○です。
今年も残すところあとわずかとなりました。
早速ですが、恒例の忘年会の日時が下記の通り決まりましたのでご連絡差し上げます。
是非とも、ご出席くださいますようご案内申し上げます。

毎日お仕事お疲れ様です。営業部一課の○○です。
今年も残すところわずかとなりました。
早速ですが、毎年恒例の大忘年会を下記のとおり開催する運びとなりました。
是非とも、ご出席くださいますようご案内申し上げます。

忘年会の案内文の一般的な例文は?

ではこれまでの内容を踏まえて忘年会の案内文の例文をご覧ください。

〇〇株式会社 大忘年会のご案内

各位

お疲れ様です。営業部一課の○○です。
今年も残すところあと僅かとなりましたが、毎年恒例の忘年会の開催が決まりましたのでお知らせします。
年末のお忙しい時期ですが是非ご参加頂けますようお願いします。

・日時:12月7日(金) 19時~

・会場:居酒屋〇〇〇〇

住所 〇〇区〇〇1-2-3
TEL 00-0000-0000
HP https://xxxxx.xxx

・会費:男性4,000円/女性3,000円

※出欠の連絡は件名を変えずにこのメールの返信にて11/30(金)までにお知らせください。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
幹事:
営業部 高橋一郎
・内線xxxx
・E-mail:xxxx@xxxx.co.jp

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あとがき

忘年会の案内文の書き方についてご紹介しました。

伝えるべき忘年会開催の日時がしっかりと伝わるように準備しましょう。

また出欠の確認も返信の期限を決めてその管理を誰がまとめるのかというところも大事です。

お店との連絡も含めて慌てないように準備を進めていきましょう。

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