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忘年会の案内状の例文。社内や社外へのメールの書き方は?

2018/09/17

忘年会

今年ももうすぐ忘年会のシーズン!

そろそろ案内状の準備の時期ですね。

でも

どのような案内状を書けばいいのでしょうか?

社内だけでなく社外取引先にも送るケースもあるので悩みますよね。

そこで忘年会の案内状の例文について、社内や社外へのメールの書き方をご紹介します。

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忘年会の案内状の書き方

では忘年会の案内状の書き方について盛り込むべき内容と書き方のポイントについてみてみましょう。

忘年会の案内状に盛り込む内容は?

忘年会の案内状に盛り込むべき内容は以下の5つになります。

日時
開催日と開始時間は最も大事です。
場所
店名・住所・電話番号・ホームページURLを記載します。最寄りの駅名や地図もあると親切です。
会費
男性と女性で異なる場合はそれぞれの金額を記載しておきましょう。
出欠確認
会社の忘年会ですので原則として全員参加と思いますが、一応出欠確認をとり最終人数を確定します。
幹事名と連絡先
この案内状に関しての担当者名(幹事名)や連絡先も記載します。

忘年会の案内状の書き方のポイントは?

忘年会の案内状の書き方のポイントをみてみましょう。

メールの件名の書き方

件名はメールを開封しなくても一目で忘年会の案内とわかるようにします。

また、迷惑メールと間違われないように開催日や会社名など具体的な名前が入るとわかりやすいでしょう。

出欠の返信を希望する場合は【要返信】や【返信期限〇/〇まで】を件名に含めるようにすると見落としにくくなります。


・〇〇株式会社 大忘年会のご案内

・営業部 忘年会のお知らせ

・【要返信】 12月21日 忘年会について

・【返信期限11/30まで】忘年会開催のご案内

※社外に送る場合の返信については文中でお願いした方がいいでしょう。

宛名の書き方

宛名の書き方は一般的な社内へのメールと同じです。

例 社内

・各位

・営業部各位

・経理部の皆さまへ

※社外に送る場合は先方の会社名から書きます。

例 社外

(会社宛の場合)

〇〇〇〇株式会社 御中

各位

---------------------------------

(個人宛の場合)

〇〇〇〇株式会社

営業部 部長 〇〇〇〇様

日時・場所・アクセス・会費

一番大事なのが忘年会の詳細部分です。

わかりやすく箇条書きにして簡潔に伝えます。

お店のホームページがあればURLを貼っておきましょう。

他に最寄駅や地図、行き方の案内などもあると親切です。


・日時:〇月〇日(金) 19時~

・会場:〇〇〇〇

住所:〇〇区〇〇1-2-3
TEL:00-0000-0000
地図:
HP:https://xxxxx.xxx

・会費:男性5,000円/女性4,000円

※社外の人を招待する場合は会費や集金については必要ありません。

出欠確認の書き方

出欠確認は最終人数を確定するために必要ですので、このメールに返信してもらうようにお願いします。

人によっては仕事や家庭の事情もあり即日返信できないこともありますので、返信期限は1週間ぐらい先に設定した方がいいでしょう。

例 社内

出欠の連絡は件名を変えずにこのメールの返信にて〇/〇(曜日)までにお知らせください。

例 社外

出欠は〇月〇日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
お手数をおかけしますがよろしくお願い致します。

※社外に送る場合は、部署名、名前、出席や欠席を記入できる欄をあらかじめ用意しておくといいでしょう。

署名の書き方

署名も普段使用しているものでも構いませんが、忘年会の幹事であることを明確にしておきます。

問い合わせ先となる内線番号やメールアドレスなどもしっかりと書いておきましょう。


◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆

幹事:
営業部 高橋一郎
・内線xxxx
・E-mail:xxxx@xxxx.co.jp

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忘年会の案内状の例文は?

では忘年会の案内状で社内用と社外用の例文をご紹介します。

忘年会の案内状 社内用

【要返信11/30(金)まで】忘年会のご案内

各位

お疲れ様です。営業部の高橋です。
今年も残すところあと僅かとなりましたが、毎年恒例の忘年会の開催が決まりましたのでお知らせします。
年末のお忙しい時期ですが是非ご参加頂けますようお願いします。

・日時:12月21日(金) 19時~

・会場:居酒屋〇〇〇〇

住所: 〇〇区〇〇1-2-3
TEL: 00-0000-0000
地図:
HP:https://xxxxx.xxx

・会費:男性5,000円/女性4,000円

※出欠の連絡は件名を変えずにこのメールの返信にて11/30(金)までにお知らせください。

◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆
幹事:
営業部 高橋一郎
・内線xxxx
・E-mail:xxxx@xxxx.co.jp

忘年会の案内状 社外用

株式会社〇〇〇〇 忘年会のご案内

関係者各位

平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
株式会社〇〇〇〇の高橋と申します。

今年も残すところあと僅かとなって参りました。
つきましては日頃お世話になっております取引先の皆様に感謝の気持ちを込めまして忘年会を開催させて頂きたいと思います。

年末でお忙しい時期と存じますが、是非ともご参加頂きますようお願い致します。

・日時:12月21日(金) 19時~

・会場:〇〇〇〇ホテル 17階

住所: 〇〇区〇〇1-2-3
TEL: 00-0000-0000
地図:
HP:https://xxxxx.xxx

※出欠は11月30日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
お手数をおかけしますがよろしくお願い致します。

---------------------------------

部署:
名前:

・出席・・・( )
・欠席・・・( )
※カッコ内に〇印を記入して返信ください。

◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆
株式会社〇〇〇〇
営業部 高橋一郎
東京都〇〇区・・・
TEL:03-0000-0000
FAX:03-0000-0000
E-mail:xxxx@xxxx.co.jp

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あとがき

忘年会の案内状の例文について社内と社外へのメールの書き方をご紹介しました。

メールを送信する時期は忘年会を開催する日の1ヵ月前を目安にするといいでしょう。

あまり日が迫っていると、それぞれスケジュールが埋まってしまって調整がつきにくくなる可能性があります。

とくに社外の取引先をお誘いする場合は余裕をもってお知らせできるように早めに準備しておきましょう。

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