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忘年会

忘年会はいつ開催する?日程調整や出欠確認のメール文例を紹介!

忘年会

忘年会の幹事は色々と大変ですよね。

やらなければならないことは山ほどありますが

まず幹事として最初に決めておきたいのは

忘年会の開催日です。

いつ頃がいいのでしょう?

その後の日程調整出欠確認は、どんなメールを送ればいいのでしょうか?

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忘年会はいつ開催する?

忘年会はいつ開催するのがいいのでしょう?

一般的には12月開催が多いと思います。

その中でもピークになるのは

第2週と第3週の金曜土曜日です。

逆にそれ以外の週になると・・・

12月1週目・・・やや早い
12月に入ってすぐの開催は年末という実感がわかない方も大勢います。
忘年会が終わって年内の仕事納めまで通常業務が3週間もあるとすれば長いですよね。

12月4週目・・・やや遅い
暮れも押し迫って年内納めの仕事や家庭でのお正月の準備などに追われる時期です。
年末年始休みの前に終わらせることが目白押しです。

忘年会を12月の2週目や3週目の週末に開催する場合、そこから逆算して早めに準備をした方がいいでしょう。

忘年会の準備はいつから?

では忘年会の準備はいつから始めた方がいいのでしょうか?

それはおよそ1ヵ月半前からになります。

計画段階では開催日が何日に決まるか予想できません。

例えば上司の都合によっては12月上旬の開催ということも十分ありえます。

そのため最初の打診は11月に入ったらすぐに動き始めた方がいいでしょう。

ここで忘年会の開催日決定までの流れを確認しておきましょう。

忘年会の開催日決定までの流れ

1ヵ月半前

1.開催日候補決め(社長や上司へ)

2.開催日候補決め(社員アンケート)

--開催日決定--

3.会場(店舗)探し、申し込み

--会場決定--

1ヵ月前

4.出欠確認(人数決定)

2週間前

5.会場へ最終人数連絡

一番に優先して確認すべきは当日必ず出席して欲しい人です。

その社長や上司には忘年会の開催日候補をいくつか出してお伺いを立てます。

そこで決定した日を元に社員にアンケートを実施して開催日を決定します。

開催日が決定したら会場をおさえましょう。

このときの出席人数は暫定ですので最終決定は出欠確認後になります。

開催日の1ヵ月前を目安に開催日と会場の決定まで終わるといいでしょう。

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忘年会の日程調整の時期とメール文例

忘年会の日程調整は全体の流れでいうと

2.開催日候補決め(社員アンケート)

これにあたります。

人数が多くなればなるほど、個々に都合がありますので意見が別れまとまりにくくなります。

まずは多数決で都合の良いという人が多い日を優先して、都合が悪い人には調整をお願いするのがいいでしょう。

忘年会の日程調整の時期は?

日程調整の時期は1ヶ月半前から1ヶ月前頃になります。

社長や上司の都合を伺い、その結果を聞いたらすぐに動きます。

社員数が多い場合は返信が集まるまでに時間がかかることもありますので注意が必要です。

中には家族と相談する人もいるので返信期間はあらかじめ余裕を持たせておきます。

※返信期間は5日間~1週間ぐらいに設定

忘年会の日程調整のメール文例

日程調整のメールの件名には【要返信】や【返信期限〇/〇】などを記入し一目でわかるようにします。

また件名が紛らわしいと迷惑メールと思われる可能性もあるので、開封しなくても趣旨がわかるように記入すると親切です。

件名:忘年会の日程調整の件【要返信 11/23(金)まで】

各位

お疲れさまです。
営業部の〇〇です。

今年も12月に忘年会を開催することになりました。
つきましては日程調整のため開催日の候補をお知らせいたします。
参加できる日に〇、できない日に×を記入し返信してください。

---------------------------------

◆候補日:
・12月7日(金)・・・( )
・12月14日(金)・・・( )
・12月21日(金)・・・( )
※参加〇、不参加×

部署:
お名前:

---------------------------------

参加費は男性5,000円、女性4,000円を予定しています。

※お忙しいところ大変お手数ですが
ご返信は11月23日(金)迄にお願いします。

皆さまの回答を参考にさせていただきまして日時と会場が決まりましたらご連絡します。

よろしくお願い致します。

忘年会の出欠確認の時期とメール文例

出欠確認は忘年会に参加する意志表示のようなものです。

全体の流れでいうと

4.出欠確認(人数決定)

これにあたります。

「忘年会開催のお知らせ」として決定した日時や場所を全員にメールで伝え、それに返信してもらうことで最終の出席人数をカウントします。

この段階で今まで暫定だった参加人数が確定します。

※実際には直前になって急遽出席できない人がでることもあります。

そのため出席人数の最終調整は開催日の1週間前ぐらいまでと思っておいた方がいいでしょう。

忘年会の出欠確認の時期

出欠確認の時期は忘年会の開催日と会場が決定後、開催1ヵ月前を目安にメール送信します。

日程調整と同様に5日間から1週間ぐらいの返信期間を設けて、開催2週間前には人数を決定できるようにしましょう。

また必ず返信がこない人が数人でてきますので、最終確認は幹事から個別連絡するか部署ごとに確認してもらうようにするといいでしょう。

忘年会の出欠確認のメール文例

出欠確認のメールも日程調整と同様に件名に返信期限などを記入しておくと親切です。

件名:忘年会開催のご案内【出欠のご確認 11/30(金)まで】

各位

お疲れさまです。
営業部の〇〇です。

先日よりご案内しておりました忘年会の開催日時と会場が
決定しましたのでお知らせいたします。

つきましては忘年会の出席人数を確定する都合上、
このメールに必要項目を記入しご返信をお願いいたします。

---------------------------------

◆忘年会開催のお知らせ
・日時 12月21日(金) 19:00~21:00

・会場 居酒屋〇〇
  住所:
  地図:
  ホームページ:
  
・参加費 男性5,000円 / 女性:4,000円
※会費は後日集金いたします。

---------------------------------

部署:
名前:

・出席する・・・( )
・出席できない・・・( )
※カッコ内に〇印を記入して返信ください。

お忙しいところ大変お手数ですが
11/30(金)までにご返信ください。

よろしくお願いいたします。

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あとがき

今回は個別にメールにて集計する方法をご紹介しましたが、最近は日程調整や出席確認のツールもあります。

その場合はツールを利用してメールにURLを記入しておくといいでしょう。

またそれぞれが忙しい時期ですので予定通りに進まないこともあるかもしれません。

そのため今回の全体スケジュールはやや早めの計画になっています。

今回の例を参考にしていただき、それぞれの会社のスケジュールに合わせて進めていくといいでしょう。

ではよい忘年会を迎えてください。

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