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送別会の案内メールの書き方と文例!異動・転職・定年・結婚

2018/02/20

送別会 案内メール

送別会といっても異動・転職・定年・結婚など職場を離れる理由は様々です。

そうなると社内に向けて送る送別会の案内メールの書き出しも変わってきますよね。

どんな内容がいいのでしょう?

そこで送別会の案内メールの書き方と文例について調べてみました。

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送別会の案内メールの書き方

送別会の案内を全員に送る場合のメールの書き方はどのように書けばいいのでしょうか。

件名と本文それぞれ書き方のポイントがありますので順に見ていきましょう。

件名の書き方

最初に送別会の案内をメールで送信する場合に気をつけたいのが件名です。

ポイントは開封しなくても送別会の案内ということが分かるように書くことです。

文頭に送別する人の名前や送別会を開催する日付、また要返信などをつけるとより具体的でわかりやすくなります。

  • 〇〇課長の送別会のご案内
  • 【要返信】送別会のお知らせ
  • 【〇月〇日】送別会開催のご連絡

このように書くことで件名だけを見ればおよそメールの内容が分かり、仕事のメールと区別することができますので受信する相手にも親切です。

また社内のメールだからといって件名に「お疲れさまです」と書くのは通常のメールと区別がつきにくく、迷惑メールとも間違われる可能性があるので使わない方がいいでしょう。

盛り込みたい内容と構成

送別会の案内メールに盛り込みたい内容と構成はこのようになります。

書き出し
挨拶・誰がいつ異動退職するかなど送別会の趣旨と開催のお知らせ
日時・場所・会費
送別会の日時と場所、また会費などの詳細について
出欠確認
出欠確認の方法や期限について
担当・連絡先
送別会幹事の名前と連絡先について

この中で一番迷うところが書き出しの送別会の趣旨の説明です。

それは送別する人が異動なのか退職なのかによって変わってくるからです。

送別会の趣旨についての説明はこのあとの文例をご覧ください。

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送別会の案内メールの文例

それでは送別会の案内メールを社内の人に送る場合の文例をご紹介します。

異動する場合の文例

まず異動(転勤など)の場合の文例です。

送別会の案内メールの全文はこのようになります。

件名:

営業部 田中課長の送別会のご案内

本文:

営業部 各位

(※書き出し ココから)

皆様、お疲れさまです。

このたび、営業部の田中一郎課長が〇月〇日付で広島支店へ異動されることになりました。

つきましては、これまでお世話になった田中課長に感謝の意を表わすとともに、新天地でのご活躍とご健勝を祈る気持ちを込めまして送別会を開催したいと思います。

詳細は下記の通りとなりますので、ぜひご参加いただけますようお願い致します。

(※書き出し ココまで)

1. 日時:〇月〇日(◯曜日)◯時~

2. 場所:居酒屋「〇〇」
※最寄駅□□駅の東口階段を下りて右に徒歩3分程です。詳しくはホームページをご覧ください。
HP:http://・・・・・・・
tel:00-0000-0000

3. 会費 男性0,000円、女性0,000円

出欠は◯月◯日までに、このメールに返信にてお知らせ下さい。
会費は△月△日に集金しますのでご準備頂けますようお願い致します。

◎出欠確認

お名前:
出席(  )
欠席(  )

◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇
幹事:営業部 五十嵐・山下

内線:0000
E-mail:・・・・・・・

一般的な退職(転職)の場合の文例

ここからは退職の事情により送別会の趣旨が変わります。

そのためそれぞれの書き出し部分の文例のみをご紹介します。

また日時・場所・会費、出欠確認、担当・連絡先などの項目は同じになりますので省略します。

皆さま、お疲れさまです。

このたび、経理部の佐藤香織さんが〇月〇日付で退職されることになりました。

つきましては、これまでの感謝の意を込めまして佐藤香織さんの送別会を開きたいと思います。
お忙しいとは存じますが、ぜひご出席いただきますようお願い致します。

定年退職の場合の文例

定年退職の場合の文例になります。

同様に書きだし部分をご紹介します。

皆さま、お疲れさまです。

このたび、総務部の高橋部長が定年を迎えられ〇月〇日で退職されることとなりました。

つきましては、これまでのご功労に敬意を表し感謝申し上げると共に、今後のご健勝とご発展をお祈りする気持ちを込めまして送別会を下記の通り開催したいと思います。
皆様万障お繰り合わせの上、ぜひご参加下さい。

結婚退職の場合の文例

次に結婚退職の場合の文例になります。

同様に書きだし部分をご紹介します。

皆さま、お疲れさまです。

このたび、企画部の鈴木咲良さんがめでたくご結婚されることになり、◯月◯日をもちまして退職されることになりました。

つきましては、鈴木さんのご結婚を祝し末永いお幸せを祈る気持ちを込めまして、下記の通り送別会を開催したいと思います。
お忙しいとは存じますが、ぜひご参加いただけますようお願い致します。

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あとがき

このような送別会の案内メールは、参加人数が多くなるほど出欠確認に時間がかかる場合もあります。

そのため余裕をもって早めに準備した方がいいですね。

また送別される方へのプレゼントを用意する場合には会費に含めるのか別に集めるのかも合わせて検討しておきましょう。

幹事の方は送別会当日の準備もありますから大変だと思います。

良い送別会になるといいですね。がんばってください。

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