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納涼会の案内状!社内へのメールの書き方の構成やポイントと例文は?

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飲み物

夏になると納涼会を開催するところも多いと思います。

会社の仲間と集まって飲食をして暑い夏を涼しく過ごしたいですよね。

そんな納涼会の幹事に指名されて社内に案内を出す場合は、どのようなメールを書けばいいのでしょうか?

そこで納涼会の案内状の書き方や例文についてご紹介します。

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納涼会の案内状の書き方とポイント

まず、はじめに納涼会の案内状の書き方についてです。

構成とポイントに分けてご紹介します。

納涼会の案内状の構成は?

納涼会の案内状を社内に送る場合のメール構成は下記のようになります。

・タイトル(件名)
・挨拶文
・日時
・場所
・会費
・出欠の連絡方法
・参加を促す言葉
・幹事の部署・名前・連絡先

タイトルはわかりやすく

書き方のポイントについてご紹介します。

まず、タイトル(件名)は分かりやすく簡潔に書くことが大事です。

どんな用件のメールなのかを含め、迷惑メールと思われないように注意します。

通常は「納涼会開催のお知らせ」などでいいと思います。

また【要返信】や【〇/〇までに返信】など出欠確認のため返信が必要なことも含めておくといいでしょう。

日時や場所は箇条書きで書く

日時や場所は箇条書きで書いた方が見やすく伝わりやすいです。

会場がわかりにくい場合は、最寄駅や地図の他に電話番号も書いておきましょう。

またホームページがあれば記載しておくと会場の雰囲気もわかりやすいでしょう。

会費の払い方

会費は事前に集めるのか、当日集めるのかは決めておきましょう。

人数が少ない場合は当日に声をかけても問題ないと思いますが、大勢いる場合は集めておく必要があります。

その場合は集金期日や方法についても一言書いておくとスムーズです。

出欠の連絡方法

出欠の連絡方法は期限を設けて、幹事宛てに返信してもらいましょう。

人数が多い場合は部署ごとにまとめてでもOKです。

その際、あれこれと自由に書かれると集計する方も大変ですのでフォーマットは用意しておくといいでしょう。

下記のように、丸をつけて返信してくださいというのがシンプルでおすすめです。

・( )出席します。
・( )欠席します。

参加を促す言葉を書く

最後に参加を促す言葉を書きます。

会社の行事やイベントとなると面倒と考える人も多いものです。

でも納涼会のような会合は会費こそかかりますが、普段話す機会のない人と会話するいい機会です。

また出席をお願いできるのは主催する側しかありません。

最後の一文を読んで参加しようとなるかもしれませんので一言書いておきましょう。

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納涼会の案内状の例文は?

それでは納涼会の案内状の例文についてです。

【要返信 7月31日迄】納涼会開催のお知らせ

皆様、お仕事お疲れ様です。
営業企画部の田中です。

毎日暑い日が続きますがいかがお過ごしでしょうか。

今年も恒例の納涼会を企画しましたのでお知らせします。

・日時:8月9日(金)18:00~
・場所:居酒屋〇〇
(※会社のとなりのビルの地下です)
・会費:3,000円

・( )出席します。
・( )欠席します。

※出欠については7月31日(水)までに、営業企画部の田中までご返信ください。

是非ともご参加頂きますよう宜しくお願い致します。

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あとがき

納涼会の案内についてご紹介しました。

厳しい暑さが続く夏は、冷たい飲み物や栄養のある食べ物を食べて乗り切りたいですよね。

夏に行う納涼会はひと時の休憩でもあります。

もうすでに食欲がなく夏バテ気味の方もいるかもしれません。

でも仲間と楽しく話しながら美味しい料理を食べれば元気になるかもしれませんよ。

幹事の方は大変ですが、ぜひ社内の皆さんのために準備頑張ってくださいね。

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