そろそろ梅雨が明けて暑気払いの季節ですね！
早速、案内メールを書き始めたけど
どんな文章にしたらいいか迷うという方のために
社内、社外、取引先向けなど
暑気払いの案内メールの書き方
暑気払いの案内メールの文例
このような暑気払いの案内メールについてご紹介します。
暑気払いの案内メールの書き方
暑気払いの案内メールの書き方のポイントになります。
社内と社外や取引先の場合とわけてご紹介します。
暑気払いの趣旨とは
職場では色々な飲み会がありますが、暑気払いもその一つです。
案内をする上で開催の趣旨について知っておくことは重要です。
暑気払いとは
暑い夏に冷たい飲み物や食べ物をとって体に溜まった熱気を取り除こうとすることをいいます。
一般的に会社で暑気払いといえば冷たい飲み物や食べ物で鋭気を養い暑い夏を乗り越えましょうという飲み会のことです。
社内の場合
最初に暑気払いの案内メールを社内に送る場合の書き方についてご紹介します。
メールに記載する項目は以下のようになります。
・件名
・（時候の挨拶）
・会の趣旨について
・参加を促す言葉
・日時
・場所
・会費
・出欠の返事
・連絡先
件名は迷惑メールと勘違いしないためにも用件がわかるように書いておく方がいいでしょう。
出欠の返事はメールに返信するようにして幹事の名前や返信の期限を明記しておきましょう。
社外・取引先の場合
次に社外・取引先についてです。
メールに記載する項目は以下のようになります。
・件名
・（時候の挨拶）
・会の趣旨について
・参加を促す言葉
・日時
・場所
・（会費）
・出欠の返事
・連絡先
記載する項目は社内の場合とほぼ同じになりますが、参加費はそれぞれの会社の関係性により異なります。
取引先ということもあり企画した会社側で全額負担する場合や、グループ会社でほぼ身内のような場合は参加者各自が負担することもあります。
状況に応じてあらかじめ決めておきましょう。
暑気払いの案内メールの文例
では続いて暑気払いの案内メールの文例についてご説明します。
こちらも社内と社外・取引先にわけてご紹介します。
社内の場合
件名
暑気払い開催のご連絡 【総務部山田】
本文
皆様、毎日お仕事お疲れさまです。
総務部の山田です。
梅雨が明けいよいよ本格的な夏がやってきます。
そこで恒例の暑気払いを開催したいと思います。
社内の親睦を深め、鋭気を養い暑い夏を乗り切りましょう！
ぜひご出席くださいますよう、よろしくお願い致します。
記
日時：○月○日（金）19時スタート
場所：居酒屋〇〇
住所：新宿区新宿1-2
（最寄駅はJR新宿駅または西武新宿線新宿駅）
TEL ：03(0000)0000
会費：3,500円
（当日に集めます ）
幹事：総務部 山田
TEL：03(0000)0000
E-mail：xxxxxx@xx.co.jp
※出欠は今週金曜日までに山田までご連絡下さい。
社外・取引先の場合
件名
暑気払い開催のお知らせ 【株式会社〇〇 田中】
本文
お世話になっております。
株式会社〇〇の田中です。
間もなく梅雨も開けて今年も夏がやってきます。
そこで厳しい夏の暑さを乗り切るために暑気払いを企画させて頂きました。
皆様と親睦を深め楽しい時間を過ごすことができれば幸いです。
お忙しいとは思いますが、ご参加をお待ちしております。
記
日時：○月○日（金）19時スタート
場所：ビアレストラン〇〇
住所：中央区銀座2-2
（最寄駅はJR有楽町駅または東京メトロ日比谷線銀座駅）
TEL ：03(0000)0000
幹事：営業部 田中・高橋
TEL：03(0000)0000
E-mail：xxxxxx@xx.co.jp
※出欠は今週金曜日までに株式会社〇〇営業部田中または高橋までご連絡いただけますようお願い致します。
あとがき
暑気払いは皆で夏を乗り切ろう！という飲み会ですので夏バテしないように参加したいですね。
案内文で注意しておきたいのが店の場所です。
分かりにくい場合は地図や店の電話番号、またホームページも記載しておきましょう。
当日は幹事と連絡がとれる携帯番号もわかるといざという時は安心です。