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歓迎会の案内メールの書き方と例文!新入社員・異動・中途

2018/03/03

歓迎会 案内メール

4月は新入社員が入社してきますから歓迎会を開く会社も多いと思います。

他に人事異動で配属になる方や転職による中途入社の人など新しい仲間が増えることもあるかもしれません。

そういうときに社内全員に向けて送る歓迎会の案内メールはどのように書けばいいのでしょう。

そこで歓迎会の案内メールの書き方と例文についてご紹介します。

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歓迎会の案内メールの書き方

歓迎会の案内メールはどのように書けばいいのでしょうか。

件名の書き方

案内をメールで送る場合に大事なのが件名です。

仕事で受信するメールが多いということを考えると開封しなくても概要がわかる件名にする方が親切です。

歓迎会という言葉を入れたり開催の日付や要返信などをつけるとより具体的でわかりやすくなります。

  • 新入社員の歓迎会開催のご案内
  • 【要返信】歓迎会のお知らせ
  • 【〇月〇日】歓迎会開催のご連絡

よくある「お疲れさまです」という件名は他のメールと勘違いしたり迷惑メールとも間違われることもあるので避けた方がいいでしょう。

盛り込みたい内容と構成

歓迎会の案内メールに盛り込みたい内容と構成はこのようになります。

書き出し
挨拶と新入社員や誰が異動や中途入社してくるのかなど歓迎会の趣旨
日時・場所・会費
歓迎会の日時と場所、また会費などの詳細について
出欠確認
出欠確認の方法や期限について
担当・連絡先
歓迎会の幹事の名前と連絡先
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歓迎会の案内メールの例文

歓迎会の案内メールの例文を新入社員と異動と中途入社にわけてご紹介します。

新入社員の場合

新入社員の歓迎会の案内メールの例文をご紹介します。

件名:

新入社員の歓迎会開催のご案内

本文:

各位

(※書き出し ココから)

皆様、お疲れさまです。

この春、当社に〇名の新入社員の方々が入社致しました。
今後の活躍を期待し心からの歓迎の意を込めてまして歓迎会を開催致します。

詳細は下記の通りとなりますので、ぜひご参加いただけますようお願い致します。

(※書き出し ココまで)

1. 日時:〇月〇日(◯曜日)◯時~

2. 場所:居酒屋「〇〇」

住所:〇〇市〇〇区〇〇1-2-3
電話:00-0000-0000
HP:http://・・・・・・・

3. 会費 男性0,000円、女性0,000円

出欠は◯月◯日までに、このメールに返信にてお知らせ下さい。
会費は△月△日に集金しますのでご準備頂けますようお願い致します。

◎出欠確認

お名前:
出席(  )
欠席(  )

◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇
幹事:営業部 五十嵐・山下

内線:0000
E-mail:・・・・・・・

人事異動や転勤の場合

人事異動や転勤による配属の場合は本文の書き出し部分を変える必要がありますので変更する箇所をご紹介します。

皆様、お疲れさまです。

この度、〇〇支店に着任された〇〇課長の歓迎会を開催いたします。

詳細は下記の通りとなりますので、ぜひご参加いただけますようお願い致します。

中途入社や転職の場合

中途入社や転職の場合も同様に変更する書き出し部分をご紹介します。

皆様、お疲れさまです。

この度、〇〇部に〇〇さんが入社されましたので今後の活躍に期待し親睦を深める意味で歓迎会を開催いたします。

詳細は下記の通りとなりますので、ぜひご参加いただけますようお願い致します。

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あとがき

歓迎会の案内は会社や職場の状況によって違うこともあると思います。

その際はこの例文を自由にアレンジしてご利用下さい。

またこのような案内は早めに送るのがマナーです。

直前になるとスケジュール調整が難しいこともありますので余裕をもってお知らせしましょう。

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