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歓迎会

歓迎会お礼メールの一斉送信はダメ?BCCはどう?全員に送る方法は?

2018/03/03

お礼メール

4月は歓迎会の季節ですよね。

新入社員の皆さんも大勢の先輩社員に迎えられ緊張しているのではないでしょうか。

この歓迎会が終わったら忘れずにしておきたいのがお礼です。

人数も多いのでメールで思ったときに、どのように送ればいいのでしょうか?

一斉送信はダメ?

BCCでいい?

全員に送る方法は?

このような歓迎会のお礼メールの送信方法についてご紹介します。

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歓迎会お礼メールの一斉送信はダメ?

歓迎会のお礼のメールを送る場合、どのように送信した方がいいのでしょう。

一斉送信!?

と思われるかもしれませんが、ちょっとまってください。

お礼は本来、こちらから相手のところへ出向いて伝えるものです。

相手が職場の上司や先輩であれば尚更ですよね。

せめて隣の席の人や同じフロアーで働く人など、直接お礼を言える相手には口頭でお礼を伝えるようにする方がいいでしょう。

ただ、どうしても全員に会ってお礼をすることが難しい場合もあります。

それは

勤務地が離れている
外出されていることが多い
人数が多い

このような場合にいち早くお礼を伝えるにはメールを送るしかありません。

また人数が多ければ一斉送信することもやむをえないでしょう。

ただ相手によって個別と一斉送信に分けて準備した方がいいですね。

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歓迎会お礼メールはBCCはどう?

一斉送信をBCCで送るのはどうでしょうか?

BCCとは

ブラインド・カーボン・コピーの略で複数の人に送る場合によく使われます。

特徴は送信された複数の人は他の人のメールアドレスを知ることができないことです。

BCCなら複数の人に全く同じ内容のメールを送ってもバレないと思われるかもしれません。

でもBCCでの送信はおすすめできません。

というのは送信先が社内なので簡単にわかってしまいます。

またBCCで送信する場合は「BCCで失礼します」と書き出しに追加しますが、それは本来TOの宛先に入れるところをBCCにて失礼しますという意味です。

それなら初めからTOとして個別に送信する方がいいでしょう。

何よりも社内へ向けて送るお礼メールなので一斉ということならアドレスがわかるCCでも大抵は大丈夫なはずです。

ただ送信してからでは遅いのでメールアドレスの扱いを慎重にということなら、信頼のおける先輩や教育係の人に確認してからの方が安心ですね。

歓迎会お礼メールを全員に送る方法は?

では歓迎会のお礼メールを全員に送る方法を整理しておきたいと思います。

メールを送るタイミングは?

お礼メールを送るタイミングにも注意が必要です。

お礼は早くするのが常識ですから、メールを送るなら歓迎会の翌日の朝の始業前になります。

先輩社員が出社してきてパソコンを立ち上げるとメールが届いているというのが理想です。

また万が一諸事情で遅くなったとしても昼休憩には送り終えておきましょう。

夕方になって思い出したように「昨日の歓迎会は・・・」というのはあまりにも遅すぎます。

欠席者にお礼メールは送る?

歓迎会を欠席した人にお礼メールを送るべきか悩まれる方もいるかもしれませんが基本は出席した人だけに送り欠席者には送らなくていいと思います。

ただ、歓迎会の開催を指示された上司が当日やむをえない事情で欠席したなど特別なことがあれば個別にお礼を申し上げるべきでしょう。

メールはグループ分けして送る?

メールを送る相手は個別送信と一斉送信などグループ分けするといいでしょう。

1.個別送信
相手のことを考えて内容にも注意して送りたいメールです。上司、役職者、幹事などに送信します。
2.一斉送信
その他大勢のメール送信です。他の部署から参加されているような人がいればメールの内容を変えて別のグループにまとめてもいいと思います。
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あとがき

メール関係はビジネスマナーはあるものの会社によっては若干ルールが違うこともあります。

またお礼メールは早く出すことが基本ですが歓迎会が終わってから準備し始めるのでは遅いこともあります。

必要なメールアドレスの登録を済ませておいたり、数パターンの例文を準備しておくなどできることは準備しておきましょう。

またきけるなら自分の職場では毎年の歓迎会の後のお礼はどのようにしているのかなど確認しておくのもいいでしょう。

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